Article Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, produktiv von zu Hause aus zu arbeiten
Von null / 14 Jan 2021 / Themen: Collaboration Belegschaft Mobilität Empfohlen
Von null / 14 Jan 2021 / Themen: Collaboration Belegschaft Mobilität Empfohlen
So intuitiv die heutigen Tools für die digitale Zusammenarbeit und virtuelle Produktivität auch geworden sind, sie erfordern immer noch die richtige Strategie, Denkweise und Schulung der Anwender, um das Beste aus den Möglichkeiten der Remote-Arbeit zu machen.
Remote-Arbeit ist nichts Neues. Viele Unternehmen praktizieren die Kunst des Arbeitens von zu Hause aus schon seit vielen Jahren, wobei eine Umfrage ergab, dass ein Drittel der Mitarbeiter bereits seit 3 bis 4 Jahren remote arbeitet und jeder zehnte seit 10 bis 15 Jahren. Aufgrund der jüngsten, signifikanten und ungewöhnlichen Veränderung der Geschäftsumstände beabsichtigen laut Gartner 74% der CFOs, einige Mitarbeiter dauerhaft auf HomeOffice umzustellen.
Plattformen wie Office 365, Cisco Webex, Zoom und andere sind in hohem Maße dafür verantwortlich, dass moderne Mitarbeiter effektiver kommunizieren und zusammenarbeiten können und damit den Weg für ein neues Zeitalter der vernetzten Arbeit ebnen.
Aber wie bei jeder IT-Lösung ist eine sorgfältige Planung, angemessene Schulung und Unterstützung erforderlich, damit die Benutzer diese Plattformen optimal nutzen können. Wenn Ihr Unternehmen die Remote-Arbeit einführt, sind hier einige wichtige Schritte aufgeführt, die zum Erfolg führen.
1. Einen Plan machen
Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten, bringt viele Vorteile, aber auch einige Herausforderungen mit sich. Ihr Unternehmen muss in der Lage sein, Ihre Belegschaft auch weiterhin aus der Ferne zu führen und zu unterstützen und gleichzeitig die Anforderungen des Kerngeschäfts aufrechtzuerhalten und die normalen HR-Funktionen zu erfüllen.
Wenn Sie eine Strategie zur Ermöglichung von Remote-Arbeit entwickeln, beginnen Sie mit der Durchführung einer Bedarfsanalyse und der Erstellung eines Plans für das Änderungsmanagement und die Implementierung. Berücksichtigen Sie all die Dinge, die Ihre Benutzer benötigen, um weiterhin Geschäfte zu tätigen.
Wie werden Sie:
Sobald Sie die Änderungsbereiche identifiziert haben, sollten Sie eine Risikobewertung durchführen und einen Plan zur Risikominderung erstellen. Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden, um neue Technologien oder Infrastrukturen zu unterstützen? Wie werden Sie den Datenschutz gewährleisten? Wie werden Sie mit Ihren Mitarbeitern - sowie mit Partnern, Kunden und Lieferanten - kommunizieren, sie organisieren und über neue Tools und Prozesse aufklären?
Wenn Sie diese Richtlinien als Grundlage für Ihre Organisational Change Management (OCM)-Strategie verwenden, können Sie einen reibungslosen Übergang zur Remote-Arbeit sicherstellen.
2. Digitale Tools implementieren
Es gibt keinen Mangel an digitalen Tools und Software-Plattformen, die es Mitarbeitern ermöglichen, überall zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Je nachdem, welche Lösungen Sie bereits im Einsatz haben, kann die Ermöglichung von Remote-Arbeit so einfach sein wie das Hinzufügen einer Anwendung zu Ihrer bestehenden Suite oder die Schulung von Mitarbeitern auf vorhandenen Tools.
Die Office 365-Suite gehört zu den beliebtesten Produktivitätstools für Unternehmen, die heute eingesetzt werden, und bietet alles, was Ihre Mitarbeiter benötigen, um in Verbindung und produktiv zu bleiben:
Für Mac-Benutzer bietet Apple über seine iWork-Suite eine ähnliche Reihe von Lösungen an. Diese Produkte lassen sich nahtlos in Desktops, Tablets, Smartphones und sogar Uhren integrieren.
Google bietet auch eine beeindruckende Reihe leistungsstarker Online-Tools, die mit einem Google-Konto kostenlos zur Verfügung stehen:
Es gibt viele andere Produktivitäts- und Kollaborationswerkzeuge, die online verfügbar sind und sich problemlos in die bestehenden Plattformen oder Lösungen Ihres Unternehmens integrieren lassen. Einige dieser Optionen sind nicht oder nur zu geringen Kosten verfügbar, während andere eine Preisstaffelung für Unternehmen bieten.
3. Schulungen durchführen
Unabhängig davon, ob Sie sich für eines dieser beliebten digitalen Toolsets oder eine maßgeschneiderte Lösung von Anbietern wie SAP oder Oracle entscheiden, sind Collaboration-Tools letztlich nur so effektiv wie die Menschen, die sie nutzen.
Eine qualitativ hochwertige OCM-Strategie, die sich auf die Einführung und Aufrechterhaltung konzentriert, gepaart mit der richtigen Schulung, wird dazu beitragen, die Nutzung und Beherrschung zu beschleunigen.
Die meisten Softwareanbieter bieten Online-Schulungen und -Support an. Und für die gängigsten Plattformen gibt es eine Fülle von Informationen, die von Drittanbietern und der Benutzergemeinschaft zur Verfügung gestellt werden. OCM- und Learning & Development (L&D)-Service-Experten wie die von Insight können bei der Planung, Koordination und Schulungen helfen, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer schnell und effektiv auf den neuesten Stand gebracht werden.
Insbesondere bei der Verwaltung einer verteilten Belegschaft sind eLearning-Ressourcen zum Selbststudium besonders wertvoll. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Mitarbeitern nicht nur die benötigten Tools zur Verfügung zu stellen, sondern auch die Zeit und das Training, um sich mit ihnen vertraut zu machen. Eine kleine Investition in eine strukturierte Planung der Einführung und in Schulungszeit im Vorfeld wird sich später durch ein größeres Vertrauen und eine höhere Produktivität auszahlen.
4. Ändern Sie die Denkweise der Benutzer
Einer der wichtigsten Aspekte der Remote-Arbeit ist es, sicherzustellen, dass die Benutzer die richtige Denkweise annehmen.
Traditionell ist jemand "nicht im Büro", weil er krank, im Urlaub oder anderweitig nicht verfügbar ist. Dies ist in der Regel ein vorübergehender Zustand, den die Leute eingeplant haben, daher müssen wir uns selten Sorgen machen, dass sich Projekte verzögern. Aber wenn man als Teil einer entfernten oder verteilten Belegschaft arbeitet, ist das nicht mehr der Fall. "Aus den Augen, aus dem Sinn" kann bedeuten, dass wichtige Arbeiten auf Eis gelegt werden, was zu Verzögerungen und Reibungen zwischen den Mitarbeitern führt. Es kann auch bedeuten, dass wichtige Mitarbeiter von regelmäßigen Meetings und Gesprächen ausgeschlossen werden, wodurch sie sich isoliert und weniger wichtig fühlen. Wenn sie keinen uneingeschränkten Zugang zu den benötigten Informationen und Ressourcen haben, kann es ihnen schwer fallen, produktiv zu bleiben.
Die Lösung für diese Probleme? Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, wie sie die ihnen zur Verfügung stehenden Collaboration-Tools am effektivsten nutzen können, und kommunizieren Sie die Prioritäten gleichermaßen mit denjenigen, die von zu Hause aus arbeiten, wie auch mit denen, die im Büro sind. Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle und die Erwartungen, die an ihn gestellt werden, versteht. Dies wird dazu beitragen, die Abstimmung aufrechtzuerhalten und Fristen einzuhalten, unabhängig vom physischen Standort.
Führungskräfte müssen sich auch darauf einstellen, virtuelle Benutzer zu umarmen, ihnen gleichermaßen Projekte zuzuweisen, Feedback zu geben und mit ihrem Team zu kommunizieren. Dies bedeutet, dass Technologie eingesetzt werden muss, um persönliche Interaktionen zu ersetzen, und dass man den Überblick über sich verschiebende Zeitpläne behalten und sich gleichermaßen mit lokalen und entfernten Anwendern engagieren muss. Wenn die Denkweise und die Technologie nicht von oben nach unten abgestimmt sind, wird die Einführung behindert.
5. Sicher bleiben
Cybersicherheit ist ein echtes Problem, wenn Sie mit einer entfernten Benutzerbasis arbeiten. Ihre IT-Abteilung muss ihren Teil dazu beitragen, die Verbindungen durch Antiviren-Software und VPNs zu schützen. Externe Sicherheitspartner können dabei helfen, Ihre Infrastruktur von Grund auf sicher zu machen. Aber selbst mit der robustesten Cybersicherheitsstrategie müssen bestimmte Probleme wie Phishing und visuelles Hacking auch auf Benutzerebene mit gesundem Menschenverstand und Aufklärung verhindert werden.
Glücklicherweise sind Cybersecurity-Schulungen bereits ein integraler Bestandteil des Onboarding-Prozesses vieler Unternehmen. Durch die Anpassung des Lehrplans für E-Learning-Plattformen und die Aufnahme dieser Informationen in die routinemäßigen Schulungszyklen für interne und externe Mitarbeiter können Sie dazu beitragen, Ihr Unternehmen vor einer potenziellen Datenverletzung zu schützen.
6. Genießen Sie die Vorteile
Auch wenn es einiger strategischer Planung bedarf, um Ihre Mitarbeiter darauf vorzubereiten und zu schulen, erfolgreich von zu Hause aus zu arbeiten, so ist es doch eine Tatsache, dass viele Unternehmen die Arbeit von zu Hause aus aufgrund der vielen Vorteile, die sie bietet, annehmen.
Mit den heutigen virtuellen Tools haben Sie nahtlosen Zugang zu einer globalen Belegschaft, was Ihren Pool an verfügbaren Talenten erheblich erweitert. Die Bereitstellung flexibler Arbeitszeiten und der Zugang zu einer besseren Work-Life-Balance verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und kann die Mitarbeiterbindung erhöhen. Studien haben sogar gezeigt, dass Mitarbeiter, die Telearbeit leisten, mehr Zeit aufzeichnen und produktiver sind als ihre Kollegen im Büro.
Mit den digitalen Tools, die heute zur Verfügung stehen, um die täglichen Aufgaben zu vereinfachen, die Zusammenarbeit zu fördern und das Lernen und die Entwicklung zu erleichtern, können sich moderne Unternehmen so positionieren, dass sie das Beste aus ihren Remote-Mitarbeitern herausholen.
Holen Sie sich die Tools und die Unterstützung, die Sie brauchen, um Ihr Team erfolgreich auf Remote-Arbeit vorzubereiten und zu schulen. Erfahren Sie hier mehr
