SMARTER WORKING AM NEUEN STANDORT
Das war nicht immer so. Bis 2018 befand sich eine Niederlassung in Mainz, die noch mit festen Arbeitsplätzen im Großraumbüro ausgestattet und auch technologisch nicht auf dem neuesten Stand war. Ein Besuch des Poly-Office in Köln gab hier den Anstoß für eine Neuorientierung.
Gemeinsam mit einem Team besuchte EMEA Präsident Wolfgang Ebermann das Headquarter in Köln und zeigte sich von der Umsetzung der Smarter Working Prinzipien beeindruckt. Da eine Umstrukturierung des Mainzer Büros schon seit längerem im Raume stand, nahm Insight die neuen Eindrücke zum Anlass und beauftragte ein kleines Projektteam mit der Planung und Realisation. Das neue Büro sollte zudem als Pilotprojekt für weitere Niederlassungen europaweit dienen. Hier ist Insight zwar auf dem neuesten technologischen Stand, aber das ‹Neue Arbeiten› mit verschiedenen Arbeitsbereichen wird noch nicht konsequent umgesetzt.
In nur wenigen Wochen wurden neue Räumlichkeiten in Raunheim gefunden, die sich aufgrund von Größe und Aufteilung als optimal für ‹neues Arbeiten› zeigten. Die Planung für die Umsetzung von ‹activity based working›—also der Bereitstellung verschiedener Arbeitsbereiche–sowie auch die Planung der neuen technologischen und ergonomischen Ausstattung schritt dank des motivierten Teams schnell voran.
Poly lebt den Smarter Working Ansatz seit vielen Jahren. Dabei stehen die Mitarbeiter und ihre individuellen Arbeitsstile im Vordergrund. Um Motivation, Inspiration und Leistung zu steigern, werden ihnen Arbeitsumgebungen geboten, die zu ihnen passen.
Anders als im bisherigen Büro hatte nun auch Insight das Ziel, in den neuen Räumen in Raunheim die Smarter Working Säulen ‹Mitarbeiter – Arbeitsplätze—Technologie› in einem Gesamtkonzept umzusetzen.
ACTIVITY BASED WORKING MIT NEUEN WERKZEUGEN
Zu diesem Konzept gehört neben den neuen top ausgestatteten Räumlichkeiten auch die Möglichkeit, mobil und im Homeoffice zu arbeiten. Die neuen Unternehmensräume sind insgesamt offen gestaltet und verfügen über verschiedene Arbeitsbereiche.
Neben Bereichen mit insgesamt 40 Flexdesk-Plätzen sind auch Ruhezonen, ein Lounge- Bereich und Meeting-Bereiche vorhanden. Die Ruhezonen sind ausschließlich zum ruhigen Arbeiten ohne telefonische Störung gedacht. Meetingzonen hingegen sind technisch so ausgestattet, dass problemlos sowohl Videokonferenzen mit virtuellen Teams als auch interne Meetings abgehalten werden können. Für Einzelgespräche oder auch Telefonate stehen zudem weitere Bereiche zur Verfügung. Hier kann man es sich unter anderem in einem Ohrensessel bequem machen und in Ruhe telefonieren.
Wichtig für die erfolgreiche Umsetzung ist neben der Einbindung der Mitarbeiter auch die technologische Ausstattung der Bereiche.
Im Großraumbüro sind ausschließlich Flexdesks vorhanden. Das bedeutet, dass kein Mitarbeiter mehr einen festen Arbeitsplatz hat, sondern die vorhandenen Werkzeuge es ermöglichen, einen beliebigen freien Platz zu wählen.
Diese Plätze sind mit elektrisch verstellbaren Tischen und Stühlen ausgestattet, die nicht nur das ergonomische Sitzen, sondern auch das Arbeiten im Stehen ermöglichen. Zudem sind die Plätze mit Schallschutzwänden, einem 34 Zoll großen Curved Display und einer Station für ein Headset ausgestattet.
Jeder Mitarbeiter besitzt ein persönliches Headset. Das ein- oder beidohrige Gerät wird sowohl im Homeoffice, als auch im Büro oder je nach Modell mobil von den Mitarbeitern genutzt. Ebenso wie Maus und Tastatur wird es von jedem Einzelnen mitgebracht. Wird es nicht gebraucht, kann es in einem persönlichen Fach verstaut werden.
Bei den Headsets vertraut Insight als langjähriger Partner auf Poly-Modelle. Eingesetzt wird zu 100% die neue 8200-Serie des Marktführers mit Skype for Business (zu 90% werden binaurale, zu 10% monaurale Headsets eingesetzt). Diese Serie ermöglicht ein reibungsloses Anrufmanagement, mit dem man nahtlos zwischen Mobil-, PC- oder Festnetz wählen kann. Einmal in die Station eingeloggt, sind die individuellen Einstellungen verfügbar.
Die 8200-Serie ist dank DECT-Audio und Active Noise Cancelling (ANC) ideal für Großraumbüros und Räume mit höherem Lärmpegel geeignet. DECT ermöglicht eine größere Reichweite, die sich positiv auf die Mobilität der Mitarbeiter auswirkt. ANC blendet Hintergrundgeräusche aktiv aus und in sehr lärmempfindlichen Umgebungen kann zudem die Funktion „enge Gesprächsbegrenzung“ (konfigurierbar in Poly Hub) zusätzlich die Privatsphäre verstärken. In Kombination mit den umgesetzten Smarter Working Prinzipien bietet Insight seinen Mitarbeitern so innovative Arbeitsplätze für motiviertes, stressreduziertes und effizientes Arbeiten.
ERFOLGREICHE UMSETZUNG DES PILOTPROJEKTS: Die Kollegen im Raunheimer Büro haben die neuen Arbeitsbereiche und Werkzeuge vom ersten Moment an positiv aufgenommen und aktiv genutzt. Auch die Umstellung von Festnetzapparaten auf Softphones mit Poly 8200-Modellen lief nach einer kurzen Einweisung problemlos dank der intuitiven Bedienung.
Für die Zukunft plant Insight noch eine Optimierung der Akustik, um auch hier das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass das Pilotprojekt durchweg erfolgreich umgesetzt wurde und die weitere EMEA-weite Ausrollung bereits in Planung ist.
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