IBM Information Management Content Collector für E-Mail / Dateisysteme

Die Wirtschaftspresse berichtet regelmäßig über Gerichtsprozesse und Strafen, die Unternehmen zahlen müssen, weil sie aufbewahrungspflichtige E-Mails oder Dateien nicht mehr finden können. Meist beziehen sich diese Berichte auf spektakuläre Fälle in den USA, die dort tätige deutsche Unternehmen betreffen. Aber auch in der Schweiz müssen bei der Verwaltung von E-Mails und Dateien gesetzliche Vorschriften beachtet werden.

Die Systeme und Lösungen, die heute im Einsatz sind waren ursprünglich nicht für die Massenspeicherung vorgesehen. Effektive Werkzeuge um E-Mails sowie E-Mail-spezifische Dokumente wie Anhänge oder Dokumente in z.B. Domino Anwendungen zu verwalten und zu archivieren, sind daher gefragter denn je.

IBM bietet mit IBM Content Collector eine Lösung um die Herausforderungen der E-Mail- und Daten-Archivierung zu adressieren. Diese Lösung ermöglicht Unternehmen, Dokumente welche häufig für Geschäftsvorgänge gebraucht werden, aufzubewahren. 

Vorteile:

IBM Content Collector für E-Mails  

• IBM Content Collector für E-Mails ermöglicht nicht nur die reine Archivierung, sondern auch die gewünschte Nutzung der E-Mails.
• Endbenutzer-Produktivität wird dank leistungsstarker Funktionen für das Suchen und Abrufen aus dem Archiv gesteigert - auch noch viele Jahre später.
• Sichere Archivierung von E-Mail-Nachrichten undAnhängen, in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und internen Regelungen.
• Speicherung der E-Mails in einem zentralen Repository.
• IBM Content Collector bietet als E-Mail-Repository eine Basis für die Verbesserung der papierbasierten Prozesse. Ein guter Einstieg in das Enterprise Content Management (ECM).
• Dient nicht nur der Archivierung, sondern steigert auch die Produktivität der Benutzer, da E-Mail-Nachrichten nicht mehr individuell verwaltet werden müssen.
• Es kann benutzerübergreifend nach E-Mails gesucht werden wodurch sich die Antwortzeiten verringern und der Service für Kunden und Lieferanten verbessert wird.

IBM Content Collector für Dateisysteme  

• Automatische, konsistente und korrekte Deklaration und Klassifikation von aufzubewahrenden Geschäftsdokumenten für alle Arten von Unternehmensinformationen.
• Ermöglicht durch den Einsatz eines individuell konfigurierbaren Regelwerks eine professionelle und zielgerichtete Dateiverwaltung.
• Bereits archivierte Dokumente können an ihrem ursprünglichen Speicherort bleiben, verschoben, markiert oder durch Verknüpfungen ersetzt werden damit sie von Benutzern gefunden werden können.

IBM Content Collector für E-Mails / für Dateisysteme à für beide gilt:

• IBM Content Collector für E-Mails / für Dateisysteme sind GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)-konforme Software, die die Umsetzung  interner Prozesse optimal unterstützen.
• Unterstützt eine große Bandbreite von Informationsformaten, die von Multimedia bis zu Textreichen.
• Die Zeit für die Suche und das Abrufen von Dokumenten wird enorm verkürzt.
• Die Effizienz  im Betrieb und der Verwaltung wird verbessert, durch Datenauslagerung und daraus resultierende kürzere Backup-/Restore-Zeitfenster.
• XML-Unterstützung ermöglicht die Erfassung und das Management von Dokumenten, die speziellen XML-Schemata angehören, in einem gemeinsamen Content-Repository.
• Unterstützt Industriestandards und ist mit IBM Middleware integriert, wodurch sich diese leicht in andere Systeme integrieren lässt.
• Robuste, ausbaubare Lösung mit der Möglichkeit, klein zu beginnen und die Lösung bei Bedarf zu erweitern.
• Die Lösung eignet sich sowohl für kleine Teams als auch für geographisch verteilte Unternehmen mit Tausenden von Benutzern.
• Ein hierarchisches Speichermanagementsystem gestattet einen Wechsel des Speichermediums ohne den Zugriff zu unterbrechen.
• Mailserver-Performance wird durch das Off-Loaden von Inhalten, E-Mails und bestehenden Dokumenten aus Exchange Public Folders gesteigert und kontrolliert.